プレゼンの時間配分の決め方｜持ち時間別のスライド枚数と原稿の文字数

時間配分は持ち時間からの逆算で決める

スライドを作ってから時間を測ると、たいてい超過します。作りながら「これも説明したい」が積み上がるためです。順番を逆にして、持ち時間から話せる分量を先に確定させると、作る段階で入りきらない情報を落とせます。

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   持ち時間から質疑応答を引く

   「20分」と言われたときに、それが発表のみなのか質疑込みなのかを最初に確認します。質疑込みなら、発表は15分前後と考えて設計します。

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   話せる文字数を出す

   1分あたり300字を目安に、発表時間×300字が原稿の総量です。15分なら4,500字前後になります。

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   パートごとに時間を割り振る

   導入・本論・まとめの3つにまず分け、それぞれの持ち分を分単位で決めます。ここで決めた時間が、各パートに使えるスライド枚数の上限になります。

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   スライド枚数に落とす

   1枚あたり1分前後が標準です。表紙や目次のように数秒しか映さない枚は、この計算から外して数えます。

持ち時間別の目安

文字数は文字数カウンターで確認できます。原稿を貼り付けると、スペース込み・スペース除きの文字数が同時に出るので、話す量の把握にはスペース除きの数値を見てください。1分300字は落ち着いて話したときの速度で、緊張して早口になると400字近く進むこともあります。

パートごとの配分の型

全体の比率をあらかじめ決めておくと、どこを厚くするか迷わなくなります。目的別に、使いやすい比率を挙げます。

どの型でも、まとめに15%程度は必ず残します。時間が押したときに最初に削られるのがまとめですが、聞き手の記憶に残るのは最後の1分です。ここを削るくらいなら、本論の事例を1つ落としてください。

配分がイメージしにくいときは、24時間の使い方グラフメーカーの円グラフに項目と時間を入れてみると、比率がそのまま図になります。分単位で入力すれば、どのパートが膨らんでいるかが一目で分かります。

時間が超過するときの削り方

リハーサルで超過したときに、話す速度を上げて調整するのは最も避けたい対応です。早口は聞き取りにくくなるうえ、本番の緊張でさらに崩れます。分量そのものを削ってください。

• 前提の説明を削る。聞き手がすでに知っている背景は、一言触れるだけで足りる
• 根拠を数で減らす。3つ挙げているうち、いちばん弱いものを落とす
• 事例を1つに絞る。似た事例を並べても、説得力はあまり増えない
• スライド上の文字を読み上げない。書いてあることは読ませて、話すのは補足にする
• 細かい数値は資料に回す。口頭では概数と傾向だけを伝える
• 詳細スライドは付録に移す。質問が出たときだけ表示する

リハーサルの進め方

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   通しで1回、時間を計って話す

   止めずに最後まで話し切ります。詰まった箇所はメモだけして、その場では直しません。まず全体の実測値を取ることが目的です。

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   パートごとの時間を記録する

   導入・本論・まとめそれぞれに何分かかったかを書き出します。予定と比べると、超過している場所が特定できます。

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   超過しているパートだけを削る

   全体を均等に削る必要はありません。予定より長くなっているパートから、前の章の基準で情報を落とします。

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   もう一度通す

   削った状態で再度計測し、持ち時間の9割程度に収まっていれば十分です。本番は説明が増えがちなので、余白を1割残しておきます。

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   中間チェックポイントを決める

   「10分経過時点でこのスライド」という目印を2〜3か所決めておきます。本番で時計を見たときに、遅れているか進んでいるかを一目で判断できます。

本番で使える調整幅は、思っているより小さいものです。中間チェックで遅れに気づいたら、話す速度ではなく、飛ばすスライドをその場で決めてください。あらかじめ「押したらここを飛ばす」と決めた枚があると、判断に迷いません。

本番で時間内に収めるための備え

• 時計は手元に置く。会場の時計を探す動作は目立つうえ、集中も切れる
• 冒頭で結論を言っておく。時間が押しても、伝えたいことは伝わった状態になる
• 飛ばす候補のスライドを事前に決めておく。当日その場で選ばない
• 質問が長引いたときは「あとで個別に」と切り上げる一言を用意しておく
• 接続やファイルの確認は開始前に済ませる。ここで数分使うと配分が崩れる
• 自己紹介は30秒以内に収める。持ち時間が短いほど、ここは削る対象になる

時間内に終わることは、内容の質と同じくらい評価に影響します。予定より1分早く終わるプレゼンは丁寧に準備された印象になりますが、3分超過すると内容が良くても段取りの問題として受け取られます。余白を1割残す設計を基本にしてください。

よくある質問

5分のプレゼンはスライド何枚が目安ですか？

内容スライドで5〜6枚が目安です。1枚あたり1分前後で話す計算になります。表紙や目次のように数秒しか映さない枚は別に数えてください。原稿の文字数でいうと1,500字前後で、これを超えると早口になるか、時間を超過します。

発表原稿の文字数はどう決めればいいですか？

1分あたり300字を目安に、発表時間を掛けて求めます。10分なら約3,000字です。原稿を文字数カウンターに貼り付ければ実際の文字数がすぐ分かるので、書き上げたあとに目安と比べて過不足を調整してください。緊張して早口になる分を見込み、目安の9割程度に抑えておくと安全です。

リハーサルで時間が超過したらどうすればいいですか？

話す速度を上げるのではなく、情報そのものを削ります。前提の説明を短くする、根拠を3つから2つに減らす、事例を1つに絞る、といった削り方が効果的です。詳細なスライドは付録に移し、質問が出たときだけ表示する形にすると、内容を捨てずに時間を縮められます。

質疑応答の時間はどれくらい見ておくべきですか？

持ち時間全体の2〜3割が目安です。20分の枠なら発表15分、質疑5分程度になります。まず主催者に「持ち時間は質疑込みか」を確認し、込みであれば質疑分を最初に差し引いてから発表の構成を組んでください。