海外との会議時間の決め方｜時差を踏まえた日程調整の手順

まず「重なる時間」がどれだけあるかを知る

会議時間を決める作業は、時差の引き算ではなく重なりを探す作業です。相手の勤務時間（おおむね9〜18時）を日本時間に置き換えると、選べる時間の幅が一目で分かります。

この表を眺めると、地域ごとの難易度がはっきりします。アジア・オセアニアは日中にそのまま重なります。ヨーロッパは日本の夕方以降だけが接点です。そして北米東部は、通常の勤務時間どうしではほぼ重なりません。

会議時間を決める手順

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   ①相手の都市名を特定する

   「アメリカ」ではなく「ニューヨーク」「ロサンゼルス」まで確認します。同じ国でも国内時差があり、アメリカ東部と西部では3時間違います。

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   ②いまの現地時刻を実際に見る

   時差の一覧ツールで、相手の都市の現在時刻を確認します。サマータイムを含んだ「いまの時差」がそのまま表示されるため、夏か冬かを自分で判断する必要がありません。

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   ③候補を2〜3枠出す

   1つだけ提案すると往復が増えます。相手の午前・午後から1枠ずつなど、性格の違う候補を複数出すと一度で決まりやすくなります。

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   ④日付の変わり目に注意して書く

   時差が大きい相手では、日本の火曜夜が相手の火曜朝、日本の水曜朝が相手の火曜夕方になります。曜日を必ず両方に書き添えてください。

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   ⑤カレンダー招待で確定させる

   最終的な確定は、口頭やメール本文ではなくカレンダーの招待で行います。招待は各自の端末のタイムゾーンで表示されるため、変換ミスが起きません。

④の日付ズレは、時差トラブルの中でも復旧が難しい部類です。相手が1日前の会議に出席してしまうと、そのぶん納期も遅れます。曜日と日付をセットで書く癖をつけてください。

招待に書くべき3つの表記

本文に時刻を書くときは、次の3つを並べて書くと誤解がほぼなくなります。1つだけだと、読み手が変換ミスをする余地が残ります。

• 相手の現地時刻：相手が予定を判断するための時刻。曜日と日付も添える
• 日本時間（JST）：自分と社内メンバーの基準
• UTC表記：第三国のメンバーが混ざったときの共通言語

サマータイム切替で定例会議が崩れる

毎週同じ時間に設定した定例会議が、ある週から急に1時間ずれる。原因のほとんどはサマータイムです。日本には夏時間がないため、相手側だけが動き、時差そのものが変わります。

• ヨーロッパ：3月最終日曜に開始、10月最終日曜に終了。ロンドンは-9hから-8h、パリ・ベルリンは-8hから-7hへ
• 北米：3月第2日曜に開始、11月第1日曜に終了。ニューヨークは-14hから-13hへ
• オーストラリア（シドニー）：10月上旬から4月上旬。日本との差は+1hから+2hへ
• 実施しない国：日本、韓国、中国、インド、シンガポール、UAE、ロシアなど

厄介なのは切替日が地域ごとに違うことです。3月の第2日曜から最終日曜までの約2週間は、北米だけが夏時間に入っている状態になります。この期間だけ、いつもの時差が通用しません。

負担を片側に寄せないための工夫

時差のある会議では、必ずどちらかが早朝か深夜を負担します。それが毎回同じ側だと、静かに不満がたまります。運用でならすのが現実的な解決策です。

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   早い時間と遅い時間を持ち回りにする

   隔週で交代する、あるいは月ごとに入れ替えると公平感が保てます。最初に「持ち回りにしましょう」と宣言しておくのがコツです。

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   全員が出る会議を減らす

   共有だけの議題は、録画と議事録に置き換えます。全員同時に集まる必要があるのは、意思決定と議論だけです。

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   会議の前に資料を配る

   深夜や早朝の会議は集中力が落ちます。事前に読んで質問を持ち寄る形にすれば、会議時間そのものを短縮できます。

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   会議を30分単位で設計する

   時差のある会議は60分より30分×2回のほうが負担が軽くなります。時間の使い方を可視化して、週あたりの深夜会議の総量を把握しておくと調整しやすくなります。

• 相手国の祝日を先に確認する（旧正月、ゴールデンウィーク、感謝祭、クリスマス休暇など長期のものは特に注意）
• 金曜夕方の設定は避ける。週明けまで反応が返らない
• 深夜帯の会議は録画を残し、翌日に確認できるようにする
• 初回だけは5分前に入り、接続と音声を確認する時間を取る

よくある質問

時差の計算はどうすれば間違えませんか？

自分で足し引きせず、現地時刻をそのまま表示するツールで確認するのが確実です。サマータイム実施中かどうかを含んだ現在の時差が表示されるため、季節による判断ミスを避けられます。

カレンダーの招待だけ送れば時差の記載は不要ですか？

招待自体は各自のタイムゾーンで表示されるため正確ですが、本文に現地時刻と日本時間を併記しておくと、招待を見ずにメールだけ読んだ人の勘違いを防げます。

アメリカとの会議は何時に設定するのが一般的ですか？

東部との場合、日本の朝8〜9時（相手の前日夕方）か、日本の夜23時前後（相手の午前）が現実的な選択肢です。どちらも一方が定時外になるため、持ち回りにするのが望ましい形です。

インドとの3.5時間差はどう扱えばいいですか？

インドはUTC+5:30のため、日本との差は3.5時間と30分単位になります。10:00や14:00といったきりのよい時刻で設定すると、相手側は6:30や10:30になります。相手側の時刻もきりよくしたい場合は、日本時間を30分ずらしてください。