議事録の書き方｜テンプレートと、会議中に9割書き終えるコツ

議事録に必ず要る3つの要素

議事録は会議の再現ではありません。あとから読む人が知りたいのは、「何が決まったか」「誰が何をするか」「なぜそうなったか」の3つだけです。この3つが書かれていれば、発言の順序や言い回しは落として構いません。

3つ目の「採用しなかった案と理由」は省略されがちですが、後々いちばん効きます。決定だけが残っていると、事情を知らない人が同じ案を蒸し返し、検討が最初からやり直しになります。「A案は費用が予算を超えるため見送り」と1行あるだけで、その往復が消えます。

そのまま使えるテンプレート

毎回同じ並びにしておくと、読む側は必要な箇所へ直行できますし、書く側も埋めるだけになります。項目は次の8つで足ります。

順序が重要です。決定事項とToDoを先頭近くに置いてください。読み手の大半は、決まったことと自分の宿題だけを見ています。経緯を上に長々と書くと、肝心の部分までたどり着いてもらえません。

• 決定事項は「〜する」で終える：「〜する方向で検討」は決定ではありません。決まっていないなら、ToDoとして「いつまでに誰が決めるか」を書きます。
• ToDoは必ず担当を個人名にする：「営業部で対応」は誰も動きません。部署ではなく人の名前を入れてください。
• 期限は日付で書く：「来週まで」ではなく「9月17日まで」。相対的な表現は、あとから読むと意味が変わります。
• 文体は「である調」でそろえる：敬語は不要です。字数が減り、事実と意見の区別もつけやすくなります。
• 分量の目安は30分の会議で600 - 1000字：これを大きく超えるなら、書きすぎている可能性があります。

会議中に9割書き終える

議事録が負担になるのは、会議後に記憶と録音から再構成しているからです。会議中に埋めていく形にすると、終了時点でほぼ完成します。

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   会議前にテンプレートを議題まで埋める

   会議名・日時・参加者・議題は、始まる前に書けます。アジェンダをそのまま貼り付け、議題ごとに空欄の見出しを作っておきます。ここまでやっておけば、当日は中身を差し込むだけです。

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   画面を共有しながら書く

   書いている内容を全員に見せると、その場で誤りを指摘してもらえます。あとから確認を往復する手間が消え、参加者は「記録されている」と分かるので発言も締まります。

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   決定とToDoだけをその場で拾う

   議論はすべて追わず、「決まった」「持ち帰る」という言葉が出た瞬間だけ手を動かします。話の流れは、後から論点を1 - 2行足せば足ります。

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   曖昧なまま流れそうなら口に出して確認する

   「今の件は、山田さんが来週金曜までに見積もりを取る、で合っていますか」と確認します。議事録係の特権であり、いちばん価値のある仕事です。ここで確定させれば、後で書けないという事態が起きません。

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   終了5分前に決定事項を読み上げる

   その場で全員に聞かせて合意を取ります。異論があればその場で直せますし、確認済みの記録として配布できます。

なお、議事録が毎回長くなる会議は、会議そのものが長いか、報告に時間を使いすぎていることが多いものです。議題ごとに実際どれだけ時間を使ったかを記録し、配分として眺めてみると、削れる議題が見つかります。時間配分を可視化しておくと、次のアジェンダを組み直す材料になります。

見直しと共有

議事録の価値は速さで決まります。1週間後に完璧なものが届くより、当日中に要点が届くほうが役に立ちます。見直しは短時間で終わらせてください。

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   決定事項とToDoだけを読み返す

   全文を推敲する必要はありません。誤りが致命傷になるのはこの2か所だけです。担当名と日付が入っているかを指差し確認します。

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   主語と述語がつながっているか確認する

   急いで書いた文は、主語が途中で入れ替わっていることがあります。読み上げ機能に読ませて耳で聞くと、目で追うより早く違和感に気づけます。

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   固有名詞と数字を照合する

   金額・日付・製品名の誤りは、そのまま次の作業に伝播します。資料と突き合わせてください。

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   当日中に共有する

   記憶が新しいうちに配れば、参加者が誤りに気づけます。目安は会議終了から2時間以内、遅くともその日のうちです。

文量が適切かどうか迷ったら、一度文字数を数えてみてください。30分の会議で2000字を超えているなら、決定に関係しない説明が入り込んでいる可能性が高いです。読む人の時間も会議のコストの一部だと考えると、削る判断がしやすくなります。文字数の数え方は文字数カウントのやり方、会議そのものの組み立ては会議アジェンダの作り方にまとめています。録音から起こす場合にどれだけ時間がかかるかは文字起こしの時間の目安で見積もれます。

よくある質問

議事録には何を書けばよいですか？

決定事項、ToDo（誰が・いつまでに・何を）、主な論点の3つが核です。加えて会議名・日時・参加者・議題・次回予定を定型項目として置きます。発言をそのまま書き起こす必要は、株主総会や取締役会など規程で求められる場合を除いてありません。特に忘れられがちなのが「採用しなかった案とその理由」で、これが1行あるだけで後日の蒸し返しを防げます。

議事録を早く書くコツはありますか？

会議後ではなく会議中に書くことです。会議名・参加者・議題は始まる前に埋め、当日は画面共有しながら決定事項とToDoだけを拾います。議論をすべて追わず、「決まった」「持ち帰る」という言葉が出たときだけ手を動かしてください。曖昧なまま流れそうなときは、その場で「◯◯さんが金曜までに、で合っていますか」と口に出して確定させます。

議事録はどれくらいの分量が適切ですか？

30分の会議で600 - 1000字程度が目安です。これを大きく超えている場合は、決定に関係しない説明や発言の引き写しが入り込んでいる可能性があります。読み手の大半は決定事項と自分の宿題しか見ないため、長さより、その2つが先頭にあって見つけやすいかどうかのほうが重要です。

議事録はいつまでに共有すべきですか？

会議当日中、できれば終了から2時間以内です。完璧さより速さが価値を生みます。記憶が新しいうちに配れば参加者が誤りに気づけますし、ToDoの着手も早まります。会議中に画面共有しながら書き、終了5分前に決定事項を読み上げて合意を取っておけば、そのまま配布できる状態になります。